В реліз 4.0.16.48 програми додано новий механізм обліку договорів: додано в налаштування варіант ведення договору По картці/ По власнику/ По власнику і по картці.

При автоматичному створенні договорів для існуючих карток в базі (у випадку варіанту “Ведення по картках”) поточний номер/дата договору картки зберігається. Для варіанту “По власниках” виконується нова нумерація.

Якщо ви працюєте у звичайному режимі й не ведете ще облік за договорами по новому механізму, тоді номер картки = номер договору.

Якщо ви плануєте вести новий облік договорів по новому механізму, то спочатку, потрібно вирішити, по якому типу ведення договорів буде облік. За новим механізмом (якщо включити у налаштуваннях програми), то номер договору зараз – буде номером картки, а вже новий номер договору – автоматично створюється і буде або такий самий, як номер картки або новий і буде автоматично створюватися зі своїм номером.

Налаштування обліку договорів

Для того, щоб увімкнути новий механізм обліку договорів, потрібно перейти в налаштування програми  – розділ Налаштування ->  Налаштування програми (Мал. 1)

Переходимо во вкладку “Режими обліку” -> Облік договорів (Мал. 2)

Функція “Автоматично реєструвати дату договору в день реєстрації карти” – автоматично створює договір, як тільки реєструється нова картка та проставляється дата договору днем створення картки. (Мал. 3)

Типи ведення договорів

Якщо Ви плануєте вести новий облік договорів по новому механізму, то спочатку, потрібно вирішити, по якому типу ведення договорів буде облік.

Вмикаємо повзунок “Вести облік договорів клієнта по організаціях”

“Вести облік клієнта по організаціях” – включення цієї опції активує механізм договорів у межах організацій. Договір контрагента – буде окремий документ, який прив’язаний до організації/клієнта/картки тварини і для якого можливо додавати свої друковані бланки. Номери договорів формуються у межах організацій (з урахуванням префіксу організації). Для всіх існуючих карт тварин, автоматично будуть створені документи-договори щодо організації, в який картка була зареєстрована.  Якщо опцію вимкнено – номер/дата договору одні для всіх організацій. Зберігається у картці тварини. Далі обираємо тип ведення обліку договорів (потрібно заздалегідь визначитись з ним) (Мал. 4)

 

Типи ведення обліку договорів: (див Мал. 4)

• По картці тварини – договори клієнта ведуться в розрізі карти тварини. Якщо клієнт має кілька тварин, для кожної тварини буде окремий номер договору.
• По власнику тварини – договори ведуться в цілому по клієнту, без прив’язки до карти тварини. Якщо клієнт  має кілька тварин, у розрізі організації у всіх буде однаковий номер і дата договору.
• По власнику і по карті тварини – договори ведуться в цілому по клієнту і також можливо в розрізі картки тварини. Якщо клієнт має кілька тварин, для кожної картки може бути окремий номер договору.

 

Далі можна увімкнути функцію (встановити галочку)  “Автоматично встановлювати “Договір підписано” при заповненні дати договору (Мал. 5)

Для чого потрібна ця функція? Коли створюється договір (це вже як окремий документ зі своїм бланком), автоматично створюється номер, можна вказати дату (а може бути дата днем реєстрації картки), але юридично договір може бути не підписаним, не буде в нього такого признака. Тому, вмикаємо це налаштування, щоб признак “Договір підписано” проставлявся автоматично і його не потрібно було б проставляти вручну. (див. Мал. 5)

 

Далі налаштовуємо автоматичне створення договорів по вже існуючим клієнтам в базі. Це не актуально для нових баз.

Вказуємо кількість років, 0 – стоїть за замовчуванням, це за увесь період бази. А якщо потрібно створити на існуючі картки за останні, наприклад, 5 років – тоді замість 0 ставимо 5. (Мал. 6) І запускаємо фонове завдання (натискаємо “Включити фонове завдання щодо створення договорів” (див. Мал. 6) Програма автоматично створить договори по існуючим картка в базі.  Те, що раніше було вказано як номер договору (по факту номер картки)  – стане номером нового договору. Якщо була введена дата раніше, то ця дата автоматично встановлюється в новому документі договору з признакою “Договір підписаний”

 

 

 

Розглянемо приклад договору по новому механізму, як воно зараз виглядає і де це подивитись.

Наприклад, обираємо тип обліку договорів по новому механізму – По власнику тварини і вмикаємо функцію автоматично встановлювати признак “Договір підписано” при заповненні дати договору.

Відкриваємо картку тварини, вже бачимо нові поля – № дог. та Дата дог. (Мал. 7)

Натискаємо в полі № дог., щоб відкрити інформацію про договір (Мал. 8)

Автоматично проставляється дата і одразу вже з налаштувань ознака “Договір підписано”.

Організація підтягується така сама, від якої була заповнена картка тварини і автоматично заповнюється з картки поле “Контрагент” – власник тварини. Натискаємо кнопку “Провести та закрити”.

Після цього в картці тварини вже буде прописаний номер договору та його дата, а також в полі Договори клієнта буде вказана кількість договорів,  по організаціям (Мал. 9)

Так, як у нас тип обліку договорів був обраний По власнику тварини, то цей договір буде відображатися в картках усіх тварин цього власника.

Також побачити усі договори можна в картотеці договорів по контрагентам. Переходимо в розділ Реєстратура -> Договори контрагентів (Мал. 10)

В цій картотеці будуть вказані усі договори по усім організаціям (якщо їх декілька) по контрагентах, які створені в базі (Мал. 11)

Також побачити номер договорів можна із самої картки власника тварини. Для цього відкриваємо картку власника тварина і переходимо в закладку  “Договори клієнта” (Мал. 12)

Якщо тип обліку договорів обрано “По власнику і по карті тварини”, тоді у віконці реєстрації договору додається поле “Картка тварини”, в якому ми обираємо на яку саме тварину підписується цей договір (Мал. 13)

 

Print this entry