Урок № 16. Обзвони клієнтів
Реєстратор, який працює в Call-центрі клініки, може обдзвонювати клієнтів, щоб нагадати про те, що настав час проведення повторних профілактичних заходів їхнім вихованцям, щоб дізнатися про стан тварин, які проходять лікування, повідомити про готові результати аналізів або запропонувати скористатися іншими послугами клініки.
Список-план дзвінків
Для того, щоб розпочати дзвінок, відкриваємо розділ Реєстратура -> Завдання КЦ (Мал. 1).
Мал. 1 Реєстратура -> Завдання КЦ
При оформленні вакцинації або іншої профроботи, на дату, вказану лікарем, як дата повторної обробки, створюється дзвінок-нагадування, який потрапляє у вкладку «Заплановані телефонні дзвінки». Також тут відображаються всі дзвінки вручну додані співробітниками (Мал. 2).
Мал. 2 Усі заплановані дзвінки
Зверніть увагу! Червоним – виділяються дзвінки, термін яких вже настав!
У цьому вікні можна налаштувати список дзвінків, які будуть видні. Для цього зліва на бічній панелі інструментів натискаємо кнопку «Додатково» із зображенням синьої стрілочки. У списку вибираємо «Налаштування списку дзвінків» (Мал. 3).
Мал. 3 Налаштовуємо список дзвінків
У вікні вказуємо кількість днів вперед, на яке будуть виводитися заплановані дзвінки (Мал. 4).
Мал. 4 Вказуємо кількість днів, за яку буде виводити рядок у список до дати дзвінка
Для того, щоб відфільтрувати, наприклад, дзвінки тільки за профроботами, натискаємо на бічній панелі у правій частині вікна вкладку «Профроботи» (Мал. 5).
Мал. 5 Робимо відбір з профробіт
За отриманим списком, реєстратор робить обдзвон клієнтів і нагадує про те, що настав час проведення щорічних профілактичних заходів. Аналогічним чином можна відфільтрувати дзвінки за іншими видами нагадувань і робити дзвінки за отриманим списком.
Звіт про результати дзвінка
Після того, як реєстратор додзвонився клієнту, він відкриває у списку запланований дзвінок по даному клієнту та вносить інформацію про результат розмови у полі «Зміст розмови». Закриваємо дзвінок, натиснувши кнопку «Контакт завершено» (Мал. 6).
Мал. 6 Вносимо зміст розмови та завершуємо контакт
Усі дзвінки відображаються у «Журналі запланованих телефонних дзвінків клієнтам». Для того, щоб переглянути результати з виконаних дзвінків, ставимо позначку «Виконані» (Мал. 7). У колонці «Зміст розмови» відображені записи внесені реєстратором під час розмови з клієнтом. Для того, щоб отримати детальнішу інформацію або повторно зателефонувати клієнту, можна відкрити запис про дзвінок прямо з цього списку.
Мал. 7 Журнал запланованих телефонних дзвінків
Перенесення дзвінка
Якщо реєстратор не додзвонився до клієнта, він може перенести дзвінок на інший час для повторного дзвінка. Для цього, у списку запланованих дзвінків, відкриваємо потрібний запис і в формі дзвінка, що відкрилася, натискаємо кнопку «Відкласти». У списку вибираємо період часу, який буде відкладено дзвінок (Мал. 8).
Мал. 8 Відкладаємо дзвінок
У полі “Зміст” вказуємо причину перенесення, наприклад: “не додзвонилися”, “клієнт просив нагадати завтра” і т.д.
Якщо повторно не вдалося додзвонитися до клієнта, дзвінок можна перевести в СМС.